Förordning (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen

SFS nr
2014:115
Departement/myndighet
Utrikesdepartementet
Utfärdad
2014-03-06
Ändring införd
t.o.m. SFS 2014:1303

1 kap. Utrikesrepresentationen

1 § Utrikesrepresentationen verkar inom de ramar som anges av
Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser (SÖ 1967:1),
Wienkonventionen om konsulära förbindelser (SÖ 1974:10) och
andra internationella konventioner.

2 § Utrikesrepresentationen utgörs av utlandsmyndigheterna,
honorärkonsulaten och Svenska institutet i Alexandria.

Utlandsmyndigheter är beskickningar, delegationer vid
internationella organisationer och karriärkonsulat.

Utlandsmyndigheterna bildar tillsammans med
Utrikesdepartementet utrikesförvaltningen.

I Regeringskansliet finns ett gemensamt kansli för Sveriges
sändebud i vissa länder. I fråga om detta kansli och de
sändebuden tillämpas bestämmelserna i denna förordning om
beskickningar och myndighetschefer i tillämpliga delar samt
de föreskrifter som Regeringskansliet meddelar.

3 § Föreskrifter om Svenska institutet i Alexandria finns i
förordningen (1998:1218) med instruktion för Svenska
institutet i Alexandria.

4 § En beskickning benämns ambassad eller legation. En
delegation vid en internationell organisation benämns
delegation eller representation.

5 § Ett karriärkonsulat är ett konsulat som leds av en utsänd
tjänsteman. Bestämmelserna om konsuler och konsulat i 3 kap.
gäller endast karriärkonsuler och karriärkonsulat. Om något
annat inte anges eller framgår av sammanhanget, avses i denna
förordning med konsul även generalkonsul och vicekonsul och
med konsulat även generalkonsulat och vicekonsulat.

6 § Utrikesrepresentationen lyder under Regeringskansliet.
Utlandsmyndigheterna är i administrativt hänseende direkt
underställda Regeringskansliet.

7 § En beskickning är överordnad myndighet för
honorärkonsulat i land där beskickningschefen är
ackrediterad. Ett honorärkonsulat som finns i ett
karriärkonsulats distrikt är underställt karriärkonsulatet.

8 § En utlandsmyndighets konsulära distrikt fastställs av
Regeringskansliet.

9 § En beskickningschef företräder konsulaten i
verksamhetslandet i förhållande till verksamhetslandets
regering och utrikesministerium.

10 § Regeringskansliet får besluta om lokal samverkan med en
annan utrikesförvaltning.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får
Regeringskansliet besluta om diplomatisk eller konsulär
närvaro där Sverige inte har en utlandsmyndighet.

Inom ramen för samverkan enligt första stycket får
Regeringskansliet medge att ett annat lands diplomat eller
konsul placeras vid en svensk utlandsmyndighet.

2 kap. Utlandsmyndigheternas organisation och personal

Organisation

1 § En beskickning kan efter beslut av Regeringskansliet ha
ett eller flera sektionskanslier på annan plats för särskilda
uppgifter.

2 § Varje utlandsmyndighet leds av en chef.

Chef för en beskickning är ett sändebud (ambassadör) eller en
chargé d’affaires.

Chef för en delegation är en delegationschef med ställning
som sändebud (ambassadör).

Chef för ett generalkonsulat är en generalkonsul. Chef för
ett konsulat är en konsul.

3 § En beskickningschef eller annan utsänd beskickningsmedlem
får av Regeringskansliet utses till ombud vid en
internationell organisation.

4 § En framställning om godkännande (agremang) för ett
sändebud eller om tillåtelse för en konsul att utöva sina
uppgifter (exekvatur) görs av den berörda beskickningen på
uppdrag av Regeringskansliet.

Chefen för en delegation anmäls i den ordning som tillämpas
vid den internationella organisationen.

Personal

5 § Vid utlandsmyndigheterna finns personal som är utsänd av
regeringen och Regeringskansliet och personal som är lokalt
anställd eller inhyrd av utlandsmyndigheterna.

Regeringskansliet får medge att en annan myndighet eller en
organisation placerar personal vid en utlandsmyndighet.

Myndighetschefens ansvar och uppgifter

6 § Chefen för en beskickning företräder Sverige i
verksamhetslandet och upprätthåller Sveriges förbindelser med
dess regering. Chefen ska göra sig förtrogen med Sveriges och
verksamhetslandets inbördes förhållanden.

Chefen för en delegation företräder Sverige i den
internationella organisationen och upprätthåller Sveriges
förbindelser med den.

Chefen för ett konsulat upprätthåller Sveriges förbindelser
med konsulatsdistriktets lokala myndigheter.

7 § Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens
verksamhet.

8 § Chefen för en utlandsmyndighet ska efter samråd med
Regeringskansliet och med beaktande av tilldelade resurser
fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, följa upp
verksamheten och analysera resultatet.

9 § Chefen för en utlandsmyndighet ska

1. se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och
effektivt och att den utvecklas och anpassas till de krav som
ställs på den,

2. säkerställa att de anställda är väl förtrogna med målen
för myndighetens verksamhet,

3. regelbundet informera personalen om förhållanden som rör
myndighetens verksamhet och organisation, och

4. främja goda arbetsförhållanden och ta till vara och
utveckla medarbetarnas kunskaper, färdigheter och
erfarenheter.

10 § Chefen för en utlandsmyndighet ansvarar för myndighetens
inre och yttre säkerhet inom ramen för de föreskrifter som
Regeringskansliet meddelar och det säkerhetsskydd som
Regeringskansliet beslutar om.

11 § Chefen för en utlandsmyndighet ska till
Regeringskansliet anmäla förhållanden som säkerhetsmässigt
eller av andra skäl kan vara av betydelse för en utsänd eller
lokalt anställd tjänstemans tjänstbarhet vid
utlandsmyndigheten.

Ärendenas handläggning och utlandsmyndighetens beslut

12 § Varje utlandsmyndighet beslutar om sin arbetsordning
inom ramen för de föreskrifter som Regeringskansliet
beslutar.

13 § I frågor som ska avgöras av en utlandsmyndighet beslutar
chefen för utlandsmyndigheten.

Om inte något annat är föreskrivet får chefen överlåta åt
andra tjänstemän vid myndigheten att avgöra ärenden som inte
är av det slaget att de behöver prövas av chefen.

14 § För varje beslut av en utlandsmyndighet ska det finnas
en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll
och vem som har fattat beslutet. Beslut som inte dokumenteras
i någon annan form ska tas in i en särskild protokollsbok
eller motsvarande.

Myndighetens tillgänglighet

15 § Utlandsmyndigheten ska vara tillgänglig för kontakter
med enskilda.

I 5 § tredje stycket förvaltningslagen (1986:223) finns
bestämmelser om myndigheters öppethållande.

Utlandsmyndighetens öppettider får anpassas till lokala
förhållanden när det gäller veckans arbetsdagar och
helgdagar.

Utlandsmyndigheter med färre än tre utsända tjänstemän får
efter beslut av Regeringskansliet stängas under en begränsad
tid för semester eller tjänsteresa eller av någon annan sådan
orsak.

Delegationer vid internationella organisationer får efter
beslut av Regeringskansliet stängas under tid när
organisationens verksamhet ligger nere.

När en utlandsmyndighet är stängd ska allmänheten hänvisas
till en annan utlandsmyndighet eller till
Utrikesdepartementet. Nödvändiga åtgärder ska vidtas för att
myndigheten ska kunna upprätthålla sina skyldigheter gentemot
allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten
att ta del av allmänna handlingar.

Arkiv

16 § Vid en utlandsmyndighet ska det finnas ett arkiv.
Bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen
(1990:782) och i arkivförordningen (1991:446).
Regeringskansliet meddelar ytterligare föreskrifter om
utlandsmyndigheternas arkiv.

3 kap. Utlandsmyndigheternas uppgifter

Allmänt

1 § Delegationer, beskickningar och konsulat ska

1. i samverkan med Regeringskansliet verka för genomslag och
förståelse för svenska ståndpunkter inom utrikespolitiken och
andra politikområden,

2. biträda enskilda statsråd i deras verksamhet, och

3. särskilt uppmärksamma frågor som berör Sverige som medlem
av Europeiska unionen.

2 § Beskickningar och konsulat ska som
förvaltningsmyndigheter handlägga och besluta i
författningsreglerade ärenden.

3 § Om inget annat följer av lag får Regeringskansliet
besluta om undantag från detta kapitel.

Bevakning och rapportering

4 § Delegationer ska, utöver vad som följer av 1 §,
rapportera

1. om den internationella organisationens verksamhet i frågor
som kan vara av intresse för Sverige och vad delegationen
fått veta av betydelse för Sveriges förbindelser med
organisationen, och

2. vad delegationen fått veta som kan vara av vikt för
bedömningen av internationella problem eller av det allmänna
politiska läget.

5 § Beskickningar och konsulat ska följa utvecklingen i
verksamhetslandet eller konsulatsdistriktet och i rapporter
redovisa och analysera händelser och förhållanden som är av
intresse för Sverige.

Sverigefrämjande verksamhet

6 § Beskickningar och konsulat ska främja Sveriges näringsliv
och utrikeshandel och i samverkan med Sveriges export- och
investeringsråd och dess utlandsorganisation skapa intresse
för svenska varor och tjänster och projektexport samt
attrahera utländska investeringar till Sverige och i övrigt
stödja svenska företag och det svenska näringslivets
företrädare.

Beskickningar och konsulat ska, i verksamhetsländer där det
är lämpligt, skapa intresse för Sverige som turistland genom
att bistå myndigheter och organisationer som har till uppgift
att främja turism i Sverige.

På begäran av Exportkreditnämnden ska beskickningar bistå
nämnden med beslutsunderlag och åtgärder för att bevaka och
driva in fordringar.

7 § Beskickningar och konsulat ska, på ett sätt som är
lämpligt i verksamhetslandet, informera om Sverige och
svenska förhållanden samt främja kontakter mellan svenska och
utländska kulturella och vetenskapliga institutioner.

Internationellt utvecklingssamarbete

8 § Beskickningar och konsulat ska i sin verksamhet beakta
både bistånds- och utvecklingspolitiska perspektiv.
Beskickningar och konsulat i länder som Sverige har
bilateralt utvecklingssamarbete med ska på begäran av
Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida)
vidta de åtgärder som följer av avtal mellan Sverige och
verksamhetslandet eller som i övrigt faller inom Sidas
behörighetsområde. Beskickningarna och konsulaten ska på
begäran lämna Sida information som behövs för Sidas
verksamhet. Beskickningar och konsulat ska vidare vid behov
biträda andra myndigheter som har uppdrag att genomföra
biståndsverksamhet.

Migrationsärenden

9 § Beskickningar och konsulat ska handlägga
migrationsärenden enligt EU:s förordningar och
utlänningslagstiftningen samt biträda Migrationsverket,
Polismyndigheten och Säkerhetspolisen i ärenden enligt
utlänningslagstiftningen. Förordning (2014:1303).

Passärenden

10 § Beskickningar och konsulat ska handlägga ärenden enligt
passlagen (1978:302) och förordningen (1997:698) om
Europeiska unionens resehandling.

Kris- eller katastrofsituationer m.m.

11 § Beskickningar och konsulat ska inom ramen för de
föreskrifter som Regeringskansliet meddelar hålla beredskap
för att bistå enskilda vid kris- eller
katastrofsituationer.

12 § Vid en kris, katastrof, svår
olycka eller därmed jämförlig omständighet i
verksamhetslandet ska beskickningar eller konsulat undersöka
om någon som är svensk medborgare eller bosatt i Sverige har
avlidit eller skadats eller i övrigt drabbats allvarligt.
Myndigheten ska fortlöpande underrätta Regeringskansliet om
läget och om vilka åtgärder som vidtagits i verksamhetslandet
med anledning av händelsen.

13 § Om det uppträder en sådan svår eller mera utbredd
sjukdom som vanligen inte förekommer inom verksamhetsområdet
eller som tilldrar sig särskild uppmärksamhet, ska
beskickningen eller konsulatet omedelbart anmäla det till
Folkhälsomyndigheten och Socialstyrelsen och, i fråga om
djursjukdomar, Statens jordbruksverk samt rapportera om de
åtgärder som vidtagits för att bekämpa sjukdomen.

Konsulärt bistånd m.m.

14 § Beskickningar och konsulat ska lämna konsulärt bistånd
enligt närmare föreskrifter i lag eller annan författning.

Bestämmelser om ekonomiskt bistånd till enskilda utomlands
finns i lagen (2003:491) om konsulärt ekonomiskt bistånd.

Beskickningar och konsulat ska även i övrigt i skälig
omfattning lämna enskilda och svenska juridiska personer
hjälp och bistånd vid behov.

Stöd åt medborgare i Europeiska unionen och åt medborgare i
nordiska länder

15 § Beskickningar och konsulat ska bistå medborgare i
medlemsländerna inom Europeiska unionen i enlighet med
artikel 23 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt
eller enligt vad som har överenskommits med dessa länder om
rätt till skydd för unionsmedborgare inom ett tredjelands
territorium. Bistånd ska också lämnas till medborgare i
Island och Norge i enlighet med vad som har överenskommits
med dessa länder inom ramen för det nordiska samarbetet.

Röstmottagning

16 § Beskickningar och konsulat som Valmyndigheten, efter
samråd med Regeringskansliet, har bestämt ska vara
röstningslokaler ansvarar för administration av
röstmottagningen och ska lämna sådan information som
Valmyndigheten efterfrågar.

Faderskapsärenden

17 § Beskickningar och konsulat ska biträda svenska
myndigheter med utredning i ärenden som rör fastställande av
faderskap.

Notarius publicus

18 § Beskickningar och konsulat får verkställa varje
förrättning som notarius publicus är behörig att utföra i
Sverige enligt lagen (1981:1363) om notarius publicus, om det
inte möter något hinder i verksamhetslandets lag.
Behörigheten omfattar dock inte upptagande av protest enligt
växellagen (1932:130) eller checklagen (1932:131) eller
utfärdande av apostille enligt 6 a § förordningen (1982:327)
om notarius publicus.

Förmedling av framställningar till utländska myndigheter och
internationella organisationer

19 § Beskickningar och konsulat får förmedla och stödja
framställningar från enskilda och svenska juridiska personer
till utländska myndigheter och internationella
organisationer. De ska dessförinnan noga pröva om
framställningen är berättigad.

Tillträde till utländskt territorium för statsfartyg m.m.

20 § Beskickningar ska på begäran av svenska myndigheter
utverka tillstånd på diplomatisk väg för statsfartygs,
statsluftfartygs och militära fordons tillträde till
utländskt territorium.

Brott på fartyg och luftfartyg

21 § Om det kommer till en beskicknings eller ett konsulats
kännedom att ett brott som hör under allmänt åtal har begåtts
på ett svenskt fartyg eller luftfartyg eller om det finns
misstanke om ett sådant brott bör myndigheten snarast
underrätta Regeringskansliet.

4 kap. Gemensamma bestämmelser

Tillsyn

1 § Regeringskansliet utövar tillsyn över
utlandsmyndigheterna. Den som genomför en tillsyn har rätt
att ta del av alla handlingar vid myndigheten. Personalen ska
lämna de upplysningar och det bistånd som behövs.

2 § En utlandsmyndighet ska inspektera underställda
honorärkonsulat regelbundet och i övrigt när det finns
särskilda skäl. Rapporter om gjorda inspektioner ska sändas
till Regeringskansliet.

Bemyndiganden

3 § Regeringskansliet får meddela föreskrifter om
utrikesrepresentationens organisation och verksamhet.

4 § Regeringskansliet får även meddela föreskrifter om

1. konsulärt ekonomiskt bistånd enligt 5 § samt 17 § första
stycket och andra stycket 1 lagen (2003:491) om konsulärt
ekonomiskt bistånd,

2. bistånd till medborgare i länder inom Europeiska unionen
och medborgare i Island och Norge som lämnas med stöd av 3
kap. 15 § samt om ersättning åt utlandsmyndigheterna för
utgifter och kostnader för sådant bistånd,

3. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta när en person
med hemvist i Sverige eller en svensk medborgare med hemvist
i utlandet har avlidit utomlands,

4. åtgärder som en utlandsmyndighet ska vidta i
kvarlåtenskapsärenden, och

5. avgiftsbeläggning av näringslivsfrämjande tjänster vid
utlandsmyndigheterna.

Avvikelser i särskilda fall

5 § Regeringskansliet får besluta om avvikelser från denna
förordning i särskilda fall.

Överklagande

6 § Beslut av en utlandsmyndighet får överklagas till
Regeringskansliet.

Regeringskansliets beslut i ett överklagat ärende får inte
överklagas.

Utlandsmyndigheternas beslut i administrativa ärenden får
inte överklagas.

Myndighetsförordningen

7 § Utrikesrepresentationen ska inte tillämpa
myndighetsförordningen (2007:515).